قسمت اول
1 - تعريف پروژه
يک پروژه را ميتوان به صورت زير تعريف کرد: مجموعهاي از فعاليتها که براي دستيابي به منظور يا هدفي خاص انجام ميگيرند. پروژهها شامل فعاليتهايي هستند که بايد در تاريخهايي معين، با هزينههايي معين و کيفيتي تعيين شده، اجرا بشوند. پروژهها ممکن است کارهايي باشند که انجام آنها در فواصل زماني مشخصي لازم ميشود. مثلاً: بستن حسابهاي کارخانه در انتهاي سال مالي، تعميرات اساسي يک پالايشگاه (Overhall) هر دو سال يک بار و ... همينطور ممکن است پروژهها شامل کارهايي باشند که فقط يک بار توسط سازمان انجام خواهند گرفت، مثل پروژههاي ساختماني، عمراني، توسعه سازمان، پروژههاي تحقيقاتي و يا ...
با توجه به آنچه که گفته شد، اموري نظير: تشکيل يک سمينار، تاليف و يا انتشار يک کتاب، راهاندازي يک کارخانه، توليد يک محصول جديد، اجراي يک برنامه فضايي، انجام يک عمل جراحي پيوند قلب، فراهم نمودن مقدمات و رفتن به مسافرت و هزاران امر ديگر که توسط انسان انجام ميگيرند، هر يک به خودي خود عبارت از يک پروژه ميباشند.
2 - سازمان يک پروژه
براي دستيابي به هدف يا منظور يک پروژه، لازم است سازماني براي اجراي فعاليتهاي لازم تشکيل گردد. اين سازمان بايد داراي منابع و امکانات کافي و مناسب براي اجراي پروژه باشد. منابع و امکانات به صورت دادهها (وروديها) به سازمان وارد ميشوند. سياستها، روشها و برنامههاي اجراي کارها نيز جزئي از دادههاي ورودي به سازمان ميباشند. امور مديريت و کنترل، عبارت از کاربرد صحيح و مناسب منابع و امکانات براي اجراي فعاليتها به منظور دستيابي به اهداف پروژه ميباشد. اين منظور يا هدف نهايي عبارت از ستادههاي (خروجيهاي) سازمان بوده و شامل عواملي است که سازمان براي دستيابي به آنها تشکيل شده و فعاليتهاي لازم را با کاربرد وروديها به اجرا درآورده است. براي داشتن امکانات لازم جهت کنترل نحوه پيشرفت کارها، و مقايسه بازده عملي سازمان با آنچه که برنامهريزي شده، و يا در چارچوب سياستها و خطمشيها تبيين شده است، لازم است اطلاعات مناسبي از نحوه پيشرفت کارها به مديريت برسد. اين اطلاعات ميتواند نشان دهنده عواملي نظير تاريخهاي عملي اجراي مراحل مختلف کارها، نيروي انساني و هزينه صرف شده، کيفيت کارهاي انجام شده و ساير آگاهيهايي که مي تواند مديريت را در تصميمگيري براي اجراي مراحل بعدي پروژه ياري نمايد باشد.
براي اينکه چنين اطلاعاتي، به طور مرتب و به شکلي مناسب به مديريت برسد، تشکيل يک سيستم اطلاعات بازتابي، به عنوان بخشي از سازمان پروژه، امري ضروري و اجتناب ناپذير ميباشد. سيستم اطلاعات بازتابي، با برقراري يک کانال ارتباطي بين ستادهها (خروجيها) و مديريت، به طور مستمر، اطلاعات لازم را از ستادهها برداشت نموده و به مسئولين اجراي پروژه بازتاب ميدهد.
مديريت پروژه ميتواند با تجزيه و تحليل اطلاعات بازتابي، پيشرفت کارها و نحوه کاربرد امکانات و منابع را کنترل نموده و در موارد لازم، نسبت به ايجاد تغييراتي جهت تصحيح و بهسازي سياستها، روشها و برنامهها اقدام نمايد و يا در خصوصيات ساير منابع و امکانات، تغييراتي به وجود آورد. بديهيست ايجاد تغييرات در دادهها، يک کار مستمر و الزامي نبوده و در صورتي که قبل از اجراي پروژهها، برنامهريزيها با دقت کافي انجام گرفته باشند، ممکن است انجام تغييرات در دادهها، در ميزاني اندک، قابل اغماض باشد.
© کپی رایت توسط : سایت علم و فن (کلیه حقوق مادی و معنوی مربوط و متعلق به این سایت است.)
برداشت مطالب فقط با اجازه کتبی و ذکر منبع امکان پذیر است .
